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La trasformazione digitale è un processo di cambiamento aziendale che impatta sull’organizzazione. Nelle PMI, se ben condotta, aumenta il senso di coinvolgimento del personale ed è un’occasione per chiarire ruoli e mansioni e per sistemare prassi non ben definite.

L’importanza dei casi d’uso nella trasformazione digitale

I casi d’uso sono descrizioni sintetiche di come un’unità organizzativa o un singolo utente di un certo tipo interagisca con il sistema informatico aziendale per raggiungere i propri scopi. Solitamente si usano dei semplici diagrammi conformi al linguaggio visuale UML, indicanti i vari tipi di soggetti, detti: “attori”, ed i loro rispettivi obiettivi. A livello testuale, si aggiungono poi degli elenchi, da mantenere sulla decina di voci, che illustrano i principali passi che l’attore deve compiere. Si distingue uno scenario principale da qualche altro scenario alternativo, evitando diramazioni all’interno degli scenari.

Un aspetto molto interessante dei casi d’uso è che si possono organizzare in livelli. Essi possono essere fatti corrispondere a livelli decisionali aziendali. Il livello base è detto livello utente o livello del mare, ed è quello focalizzato sugli obiettivi operativi della singola persona. Se si sale di livello, si passa agli obiettivi tattici delle unità organizzative (uffici e reparti) e poi ancora al livello strategico. Se, invece, dal livello del mare si scende, si passa al livello attuativo dello sviluppo software o addirittura, al massimo della profondità, al livello del singolo frammento di software.

Ovviamente, è fondamentale mantenere la coerenza tra casi d’uso di livelli differenti.

Per evitare dispersione in dettagli inutili senza perdere accuratezza, una buona analisi basata sui casi d’uso è reattiva e mirata. Per reattiva intendiamo dire che l’analisi procede dai livelli alti ai livelli bassi ma i livelli bassi forniscono indicazioni di fattibilità ed efficienza utili nell’assestare i livelli alti. Per mirata intendiamo dire che nella maggior parte dei casi non occorre scendere sotto il livello del mare.

L’importanza delle ontologie nella trasformazione digitale

I vari tipi di attori ed i loro obiettivi, rappresentati nei casi d’uso in UML, costituiscono una forma di rappresentazione della conoscenza aziendale. Più precisamente, si tratta di una rappresentazione che l’azienda fa di sé stessa. Questa è la base dell’intelligenza aziendale, come l’auto-coscienza lo è per le persone.

A loro volta, attori ed obiettivi vengono descritti a partire da altri concetti aziendali. Molti di essi sono comuni, come: “fattura”, mentre altri sono specifici di settore (es. “mandato di importazione”) o addirittura fanno parte di ciò che rende l’azienda unica ed irripetibile (es. “brevetto N° XYZ”).

Definire con chiarezza i concetti della conoscenza aziendale consente di concertare cambiamenti e sviluppare procedure organizzative e software. Si parla allora di ontologie, cioè di raccolte di definizioni di concetti e dei legami, di vario tipo, che ci possono essere. Per esempio, il legame fase / progetto è di tipo meronimo / olonimo (la fase è parte del progetto), mentre il legame prodotto finito / prodotto è di tipo iponimo / iperonimo (prodotto finito è più specifico di prodotto).

Perché usare casi d’uso ed ontologie nella trasformazione digitale?

Quando vale la pena investire energie nella redazione dei diagrammi dei casi d’uso o delle ontologie?

Più l’ambito di conoscenza delle persone è eterogeneo, più è utile un’ontologia condivisa. Essa funge da contratto scritto multilaterale su come usare i termini che servono per descrivere l’organizzazione e la sua attività. Può non essere così importante il numero delle persone coinvolte. Conosco dall’interno un caso estremo: è quello di ORA – Orientamento Relazione Ascolto, un gruppo di consulenti che si occupano ciascuno di ambiti completamente diversi: organizzazione, finanza, legge, fisco, marketing, psicologia del lavoro, mediazione relazionale etc.

Definendo un’ontologia, le persone riescono a trasmettere conoscenza in modo esplicito e si apre lo spazio alla gestione del cambiamento proteggendo la preziosa complessità dell’organizzazione, senza pericolose semplificazioni.

Grazie all’ontologia, i casi d’uso saranno definiti con chiarezza ed il processo di cambiamento in ordine alla digitalizzazione sarà partecipato, esaltando gli aspetti caratterizzanti dell’organizzazione – quelli che tipicamente si manifestano in valore aggiunto, economicamente misurabile.